10 skjulte funktioner i Microsoft Outlook, der sjældent bruges

• vinduer

Reklame

Hvis du bruger Outlook, ved du allerede, at det er et nyttigt program til styring af din e-mail og inkluderer en masse gode funktioner. I dag skal vi dække nogle mindre kendte Outlook-funktioner, der kan hjælpe med at forbedre din arbejdsgang.

Lås op for snydarket "Væsentlige Microsoft Outlook-tastaturgenveje"!

Dette vil tilmelde dig vores nyhedsbrev

1. Skift antallet af linjer i meddelelseseksempler

På listen over e-mail-meddelelser viser Outlook en forhåndsvisning af hver meddelelse. Dette inkluderer afsenderen og emnelinjen på den første linje og derefter en linje fra e-mail-meddelelsesorganet under den som standard.

Du kan ændre antallet af linjer fra den meddelelse, der vises på listen over meddelelser.

Gå til fanen Vis, og klik på knappen Eksempel på meddelelse . Vælg derefter 1 linje (standard), 2 linjer eller 3 linjer . Eller vælg Fra, hvis du ikke vil have nogen af ​​e-mail-meddelelserne vist på listen.

Du bliver spurgt, om du kun vil anvende denne indstilling på kun denne mappe eller Alle postkasser .

Antallet af linjer, du vælger, inkluderer ikke afsenderen og emnelinjen. Så hvis du vælger 2 linjer, vil du se tre linjer i alt: afsenderen og emnet på den første linje og derefter to linjer i e-mail-meddelelsesorganet under det.

2. Vælg hvilken mappe, der vises på Outlook-lanceringen

Hvis du har flere e-mail-konti i Outlook, kan du vælge, hvilken e-mail-e-mail-indbakke, du vil have vist som standard, når du åbner Outlook. Eller du kan vælge en anden mappe udover indbakken, hvis du vil.

Gå til Fil> Indstillinger, og klik på Avanceret i venstre rude i dialogboksen Indstillinger for Outlook .

Klik på Gennemse i afsnittet Start og udgang i Outlook . Find den ønskede konto i dialogboksen Vælg mappe, og vælg Indbakke eller anden mappe, du vil starte Outlook i.

Vi fandt, at denne indstilling ikke altid klæber. Fortæl os det i kommentarerne, hvis det virkede for dig.

3. Opret en Outlook-søgemappe

Hvis du ofte søger efter de samme ord og sætninger i Outlook, kan du oprette en virtuel søgemappe 6 bedste fremgangsmåder til Outlook for at øge din arbejdsgang 6 Bedste fremgangsmåder for Outlook til at øge din arbejdsgang Hvis du bruger nogen alvorlig tid på at bruge Outlook, skal du undersøge din arbejdsgang. Få din e-mail til at arbejde for dig, og spar tid til vigtigere opgaver. Læs mere, der viser dig en liste over alle elementer, der matcher bestemte søgekriterier. Outlook indeholder nogle skabeloner til søgemapper, eller du kan oprette dine egne.

For eksempel viser den ulæste e-mail- søgemappe dig alle dine ulæste e-mails i en mappe, selvom de er i forskellige mapper på din e-mail-konto. Beskederne flyttes ikke til søgemappen, de vises kun der. De originale meddelelser forbliver i deres respektive mapper.

For at oprette en ny søgemappe skal du klikke på Ny søgemappe i afsnittet Ny på fanen Mappe . Vælg en færdiglavet søgemappeskabelon fra listen, eller vælg Opret en brugerdefineret søgemappe under Brugerdefineret nederst på listen.

Hvis du opretter en brugerdefineret søgemappe, skal du klikke på Vælg i dialogboksen Ny søgemappe .

Indtast derefter et navn til søgemappen i dialogboksen Tilpasset søgemappe . Klik på Kriterier og angiv detaljerne for søgningen i dialogboksen Søgemappekriterier.

Hvis dette ikke fungerer for dig, har vi nogle metoder, du kan bruge fix Outlook-søgning Sådan rettes Outlook-søgning, når det ikke fungerer. Sådan rettes Outlook-søgningen, når det ikke fungerer, fungerer Outlook-søgning ikke? Gå ikke i panik. Disse tip til fejlfinding vil løse problemet. Læs mere .

4. Rens en Outlook-mappe

Outlook's oprydningsmappe-funktion fjerner overflødige meddelelser i en tråd eller mappe. Overflødige meddelelser er tidligere beskeder i en tråd, der også er citeret i svarene. Lange e-mail-tråde kunne ende med flere kopier af tidligere beskeder, der er citeret i hvert svar.

Kommandoen Clean Up Folder flytter de overflødige meddelelser i den valgte mappe og dens undermapper som standard til mappen Deleted Items .

For at bruge denne kommando skal du højreklikke på den mappe, du vil rydde op, og vælg Ryd mappe op .

Du kan indstille indstillingerne for kommandoen Clean Up Folder ved at gå til File> Options> Mail> Conversation Clean Up . Vælg den mappe, du vil have ryddet op til, og flyt eller deaktiver alle andre oprydningsmuligheder, du ønsker.

5. Send en e-mail på en fremtidig dato

Nogle gange skal du skrive en e-mail, men ikke sende den før på et senere tidspunkt. Outlook's funktion med forsinket levering giver dig mulighed for nemt at gøre dette.

Skriv først din nye e-mail eller svar på en e-mail. Klik derefter på Forsink levering i afsnittet Flere indstillinger på fanen Indstillinger i meddelelsesvinduet.

Under Leveringsindstillinger skal du markere afkrydsningsfeltet Lever ikke før, og vælg en dato og tid.

Vælg eventuelle andre indstillinger, og klik på Luk .

Outlook gemmer planlagte e-mail-beskeder i din udbakke, indtil de sendes, når de flyttes til din sendt mappe.

Hvis du skifter mening og har brug for at annullere den forsinkede levering eller ændre den til en anden dato og tid, skal du gå til din udbakke og åbne e-mail-meddelelsen. Klik på Forsink levering på fanen Indstillinger igen og ændre dato og tid for indstillingen Aflever ikke før, eller fjern markeringen i afkrydsningsfeltet for at deaktivere forsinket levering.

6. Brug hurtige trin

Afsnittet Hurtigt trin på fanen Hjem i Outlook giver adgang med et klik til almindelige handlinger. Microsoft leverer nogle indledende hurtige trin til at begynde med, men du kan også oprette dine egne.

Hvis du vil oprette et tilpasset hurtigt trin, skal du klikke på Opret nyt i sektionen Hurtige trin . Navngiv det hurtige trin i dialogboksen Rediger hurtigtrin.

Vælg derefter en handling fra rullelisten og klik på Tilføj handling . Fortsæt med at tilføje andre handlinger, du vil udføre i det samme hurtige trin, og klik på Tilføj handling efter hver enkelt.

For eksempel kan du konfigurere et hurtigt trin til at markere valgte e-mail-beskeder som læst og derefter flytte dem til en bestemt mappe. For et lignende værktøj, se, hvordan du opretter e-mail-grupper og distributionslister Sådan opretter du en e-mail-gruppe og distributionsliste i Outlook Sådan opretter du en e-mail-gruppe og distributionsliste i Outlook Lær hvordan du opretter en e-mail-gruppe eller en distributionsliste i Microsoft Outlook og se, hvad en enorm tidsbesparelse det kan være. Læs mere .

7. Åbn Flere Outlook Windows

Hvis du bruger Outlook til e-mail, planlægning og opgaver, kan du muligvis åbne flere Outlook-vinduer. Det giver dig mulighed for at se din e-mail, kalender og opgaver på samme tid i stedet for at bruge navigationsknapperne til at fortsætte med at skifte visninger.

For at åbne et andet Outlook-vindue skal du højreklikke på Outlook-ikonet på proceslinjen og vælge Outlook 2016 . Placer windows, hvordan du vil.

Når du lukker Outlook, skal du gå til Filer> Afslut på et af de åbne vinduer. Klik ikke på X i øverste højre hjørne af nogen af ​​vinduerne. Outlook åbnes næste gang med det samme antal vinduer og i den samme position, som de var i, da du forlod Outlook.

8. Opret og administrer regler

Du kan måske ikke altid lide at spille efter reglerne, men regler i Outlook kan være meget nyttige. De giver dig mulighed for at konfigurere specifikke begivenheder, der automatisk skal ske, baseret på handlinger, der finder sted.

For eksempel kan det være en god idé at flytte beskeder med bestemte ord på emnelinjen eller fra en bestemt person til en mappe og markere meddelelserne som læst på samme tid. Du kan oprette en regel for at gøre alt dette på en gang, når du modtager meddelelser.

Hvis du vil oprette eller administrere regler, skal du klikke på Regler i afsnittet Flyt på fanen Hjem og vælge Administrer regler og advarsler . Dialogboksen Regler og advarsler giver dig mulighed for at oprette, ændre og køre regler manuelt.

Klik på Ny regel for at oprette en regel, og følg derefter trinnene i guiden Regler .

Én funktion, der mangler i Outlook, er muligheden for automatisk at BCC selv på e-mails. Men du kan omgå denne begrænsning ved hjælp af regler Sådan automatisk CC eller BCC dig selv i Outlook og Gmail Sådan automatisk CC eller BCC dig selv i Outlook og Gmail CCing og BCCing af dig selv på e-mails kan være en nyttig måde at minde dig selv om vigtige e-mails. Læs mere .

9. Skift dit Outlook-kontonavn

Når du tilføjer en e-mail-konto til Outlook, er standardnavnet for kontoen din e-mail-adresse, der vises i venstre rude. Men du kan ændre kontonavnet til et mere beskrivende navn, der ville gøre det hurtigere at få øje på den konto, du leder efter. Nyttigt, hvis du har en masse e-mail-konti i Outlook.

For at ændre et kontonavn skal du højreklikke på det aktuelle kontonavn i venstre rude (ikke Indbakke for kontoen) og vælge Kontoegenskaber . Eller gå til Filer> Info (skærmbilledet Kontooplysninger ).

Gå derefter til Kontoindstillinger> Kontoindstillinger, og sørg for, at fanen E-mail er aktiv i dialogboksen Kontoindstillinger . Det skal være som standard.

Vælg den konto på listen, du vil ændre navnet på (hvis det ikke allerede er valgt), og klik derefter på Skift .

Skift kontonavn under Generelle indstillinger i dialogboksen Kontoindstillinger . Klik på Næste, og klik derefter på Udført .

10. Brug Outlook-kommandolinjekontakter

Outlook indeholder kommandolinjeskift, der giver dig mulighed for at udføre forskellige handlinger. Hvis du foretrækker at bruge tastaturet i stedet for musen, kan du fremskynde operationer i Outlook ved hjælp af kommandolinjeskontakterne. De kan også hjælpe dig med at løse problemer i Outlook.

Vi har dækket 25 Outlook 2016 kommandolinjekontakter 25 Outlook 2016 Kommandolinjekontakter, du skal vide 25 Outlook 2016 Kommandolinjekontakter, du er nødt til at vide Du kan få mere ud af Outlook ved at lære at bruge kommandolinjekontakter. Læs mere du burde vide.

For eksempel kan du oprette en ny e-mail-besked med en modtager ved at åbne dialogboksen Kør ( Windows-tast + R ) og indtaste følgende kommando i boksen Åbn og erstatte e-mail-adressen med din modtagers adresse.

 outlook.exe / c ipm.note / m 

Værktøjer til at gøre Outlook endnu mere nyttigt

Det er alle de avancerede funktioner, både populære og mindre kendte, der gør Outlook så meget mere kraftfuld end Mail og andre desktop e-mail-klienter. Er disse funktioner ikke nok for dig? Intet problem. Vi har dækket nogle nyttige tredjeparts Outlook-værktøjer, der tilføjer funktionalitet til Outlook, forbedrer eksisterende funktioner eller udfører visse opgaver bedre end Outlook gør, f.eks. Flette flere Microsoft Outlook PST-filer.

Glem ikke at sammen med de fantastiske funktioner er der mange Outlook-genveje, der kan hjælpe dig med at spare tid Den væsentlige liste over Microsoft Outlook-tastaturgenveje Den væsentlige liste over Microsoft Outlook-tastaturgenveje De mest nyttige og vigtige tastaturgenveje at kende i Microsoft Outlook. Læs mere !

Udforsk mere om: Tips til e-mail, Microsoft Office 2016, Microsoft Outlook.