Kunsten at undskylde: Hvordan man siger undskyld med en e-mail (og mener det)
Reklame
Alle skruer nogle gange op. Prøv som vi måtte, ingen er perfekte. Når du laver en fejl, der gør ondt nogen anden, er det korrekt at tilbyde en undskyldning.
Selvom du ofte har brug for at undskylde personligt, kan du til tider foretrække eller være nødt til at sige, at du er ked af det via e-mail. Vi ser på, hvordan man professionelt undskylder i en e-mail for at hjælpe dig med at få det bedste ud af denne situation.
De tre ingredienser i en ordentlig undskyldning
Selvom der ikke er noget universelt mønster, inkluderer en almindeligt accepteret standard for undskyldninger tre dele:
- Anerkender, at du gjorde noget forkert.
- Følsomme anger for dine handlinger og være empatiske med at forstå, hvordan de skader den anden person.
- Restitution, hvor du gør situationen rigtig.
Vi ser på hvert af disse tre elementer, når vi går igennem, hvordan man siger undskyld i en e-mail.
Åbning af din undskyldning
Før du begynder at lave den faktiske undskyldning, skal du henvende dig til den person, du skriver til. Dette vil variere meget afhængigt af dit forhold til personen.
Lad os antage, at du har begået en fejl i en professionel situation, og at du derfor skal sende en undskyldnings-e-mail til din chef. Som eksempel vil vi sige, at du ikke kunne udføre en kritisk opgave til tiden, hvilket forsinkede projektet for alle andre.
I dette tilfælde ville en passende hilsen være ”Dear [Name]”. Hvis du undskyldte en ven, ville noget som "Hej [Navn]" eller "Hej [Navn]" være mere velegnet.
Glem heller ikke emnelinjen i e-mailen. Når du har foretaget noget uretmæssigt, er de måske ikke glade for at se en e-mail fra dig ankomme. At sætte noget i retning af “Please Accept My Apologies” eller “Jeg er oprigtigt ked” i emnelinjen er en god måde at gøre det klart fra starten, hvad din besked er til. Forsøg ikke at blive kloge med forkortelser via e-mail 15 Email-akronymer, du skal bruge til fængende emnelinjer 15 E-mail-akronymer, du skal bruge til fangende emnelinjer FYI, jeg er OOO indtil EOD. BTW, PRB denne aften med Y / N. Hvis du ikke har nogen idé om, hvad nogen af disse e-mail-akronymer betyder, lad os gennemgå dem, og hvordan du kan bruge dem. Læs mere .
Anerkender din fejl
Nu hvor du har åbnet, er det tid til den første vigtige del af undskyldningen. Her skal du tydeligt identificere det problem, der skete. Ejer op til hvad du gjorde; prøv ikke at aflede skylden på nogen anden eller undskyld for, hvad der skete.
Her er et eksempel på, hvad man ikke skal gøre:
Selvom jeg ved, at jeg gik glip af en vigtig frist, er det virkelig ikke min skyld. Jeg arbejdede med Paul på dette projekt, og han spildte for meget af min tid ved at stille mig en masse uafhængige spørgsmål. Min computer frysede også hele ugen, og IT var ikke i stand til at se på den endnu. Så det er ikke alt sammen på grund af mig.
Selv hvis ovenstående er sandt, giver det ikke en god undskyldning. Denne del skal anerkende dit ansvar i bommerten.
Noget lignende er meget bedre:
Jeg er klar over, at jeg gik glip af en afgørende frist. Dette projekt var virkelig vigtigt for vores afdeling, og du stolede på mig til at gennemføre det på en rettidig måde. Jeg ved, at min manglende gennemførelse af denne opgave til tiden har forsinket projektets færdiggørelse. Dette afspejler sig dårligt på vores team, og jeg er ked af det.
Her har du klart lagt ud af, hvad du gjorde forkert, uden at prøve at nedtone eller aflede.
At udtrykke anger for, hvad du gjorde
Nu hvor du helt klart har lagt din fejl op, skal du vise modstrid for, hvad der skete. Husk, at det, du gjorde, forårsagede smerte, frustration og andre negative følelser for den anden person.
Gør det tydeligt, at du føler anger over situationen. Prøv at sætte dig selv i deres sko og forstå, hvordan dine handlinger fik dem til at føle sig. Giv ikke en forklaring på din opførsel her. Pointen med en undskyldning er at reparere et brudt forhold, ikke at bevise, at du havde ret hele tiden.
Her er et eksempel på, hvordan du indrammer denne del af undskyldningen:
Jeg vil oprigtigt undskylde, at jeg ikke opfyldte mine forpligtelser og afsluttede den opgave, du har overdraget mig til tiden. Der er ingen undskyldninger for denne fiasko. Jeg kan ikke lide at vide, at jeg svækker mit team, og føler mig forfærdelig, at dette medførte dig forlegenhed, når du mødte med klienten.
At udtrykke empati giver ægthed til din undskyldning. Det hjælper dig med at glemme dit perspektiv et øjeblik og se på, hvad en anden har at gøre med.
Gør det rigtigt
Ord er vigtige, men handlinger bærer meget mere vægt. For at vise, at du mener, hvad du sagde, er det vigtigt at foretage ændringer. At tage handling vil enten gøre situationen rigtig (hvis muligt) eller vise at du vil gøre dit bedste for ikke at begå den samme fejl igen.
Fortsat med vores eksempel på manglende frist, kan dette tjene som en restitutionsdel af undskyldningen:
I fremtiden, for at undgå manglende frister, vil jeg tale med dig i god tid, hvis jeg er bekymret for, at jeg ikke kan få noget gjort til tiden. Jeg vil være mere opmærksom på, hvor meget tid kritiske projekter tager mig, og er villig til at lægge ekstra timer uden for kontoret for at sikre, at de bliver færdige. Dette vil ikke ske igen.
I nogle situationer ved du måske ikke, hvad du skal tilbyde for at kompensere for din opførsel. Hvis det er tilfældet, kan du blot spørge "Hvad kan jeg gøre for at gøre dette rigtigt?"
Det vigtigste er at vise, hvordan du skal handle anderledes i fremtiden for at forhindre, at det samme problem sker igen.
Luk din undskyldning
Nu skal du bare indpakke meddelelsen. Dette er forholdsvis enkelt, men sørg for at holde tonen passende. Du skal takke modtageren for at have læst din undskyldningsmeddelelse og ønske dem godt.
Det kan også være en god ide at invitere dem til at diskutere, hvad du sagde videre. Dette viser, at du er oprigtig og åben for yderligere dialog.
Her er en måde at lukke din professionelle undskyldnings-e-mail på:
Tak, fordi du læste dette. Hvis der er noget, du gerne vil diskutere mere, bedes du kontakte mig, så vi kan arbejde igennem det.
Med venlig hilsen
[Dit navn]
Hvis du ikke ønsker at bruge "Med venlig hilsen", fungerer andre formelle lukninger som "Med venlig hilsen" også.
Er e-mail det rigtige medium?
Vi har set på, hvordan man undskylder professionelt i en e-mail. Men inden du begynder at skrive din, skal du overveje, om en e-mail er det rigtige medium til undskyldningen.
E-mail har bestemt fordele, når det kommer til undskyldninger. Da der ikke er nogen tidsbegrænsning, kan du komponere dine tanker på en klar og direkte måde. Hvis en hurtig undskyldning er i orden, giver e-mail dig mulighed for at kontakte dem på kort tid. Og i modsætning til personlige undskyldninger, behøver du ikke være spontan og reagere på, hvad den anden person siger.
Men det er ikke alt godt. E-mail er mindre personlig end en unnskyldning (eller telefonopkald). Afhængig af opsætningen af din virksomhed, kan det at sende en e-mail opstå som feigt, hvis det er muligt at optræde personligt. Skjul ikke bag en skærm.
Beklager Mend Mistakes
Undskyld ordentligt er en værdifuld livsevne. Ikke alle ved, hvordan man gør det, så det er let at forlade den anden person at føle sig endnu mere frustreret end før. Brug denne grundlæggende vejledning til, hvordan du siger undskyld i e-mail, og du er på vej til et repareret forhold.
Husk, at det endelige mål med en undskyldning er at genopbygge den ødelagte tillid. Du har gjort noget forkert, og de tre trin ovenfor er, hvordan du ejer op til det og korrigerer det. Gør det ikke om dig.
Derefter kan du lære mere om, hvordan du skriver professionelle e-mails 5 måder at skrive professionelle e-mails, der sparer tid og kræfter 5 måder at skrive professionelle e-mails, der sparer tid og kræfter Det er en færdighed at vide, hvordan man skriver professionelle e-mails, der sparer tid og får svar . Lad disse e-mailsskabeloner hjælpe dig. Læs mere .
Udforsk mere om: Tips til e-mail, online etikette, professionelt netværk, fjernarbejde, tip til skrivning.
