Sådan gør du din virksomhed mere effektiv med smart automatisering

• Produktivitet

Reklame

At drive en virksomhed er hårdt nok. Jo mere du kan automatisere og ikke skal huske, jo mere kan du fokusere på de vigtigere ting.

Der er mange områder i din virksomhed, du kan automatisere for at spare tid. Log hver PayPal-betalingsmeddelelse som indkomst for dine skatteregistre. Brug GPS-teknologi til at logge forretningsstrækning. Eller få påmindelser om at forny dine forretningswebdomæner, der automatisk føjes til din daglige opgaveliste.

Hvis du er nysgerrig efter, hvordan du kan konfigurere en af ​​disse ting for at automatisere din virksomhed bedre, skal du fortsætte med at læse.

Log automatisk indkomst

De fleste små virksomheder accepterer betalinger fra betalingsbehandlingstjenester, der sender e-mail-meddelelser. PayPal er et eksempel på dette.

Underretninger er en fantastisk måde at udløse andre automatiseringer.

I dette tilfælde kan du bruge den unikke emnelinje, som denne tjeneste altid knytter til dens e-mails, for at udløse tilføjelse af en ny post til dit indkomstregneark.

Konfigurer IFTTT-automatisering

For det første, hvis du ikke har et endnu, skal du oprette en IFTTT-konto Den ultimative IFTTT-guide: Brug webens mest kraftfulde værktøj som en pro. Den ultimative IFTTT-guide: Brug webens mest magtfulde værktøj som en professionel, hvis dette er det, også kendt da IFTTT er en gratis webbaseret service, der får dine apps og enheder til at arbejde sammen. Ikke sikker på, hvordan du bygger din applet? Følg denne vejledning. Læs mere .

Klik derefter på Mine appleter i menuen, og klik på linket Ny applet til højre. Klik på dette .

Søg efter Gmail, og klik på Gmail-linket. Du kan bruge enhver anden e-mail-tjeneste, du ønsker, så længe den er integreret med IFTTT.

I det næste vindue skal du vælge Ny e-mail i indbakke fra søgning .

Lav søgeforespørgsel til emne på det næste skærmbillede : Du har penge (brug den tekst, som din betalingstjeneste bruger i dens meddelelses-e-mail-emnelinje).

“Emne:” fortæller IFTTT at scanne indgående e-mails for den specificerede tekst i emnefeltet.

Klik på Opret trigger .

Derefter skal du oprette en handling, der indlæser en ny række i dit regneark til indkomstlogning.

Før du gør dette, skal du gå ind i Google Drev og oprette et nyt bibliotek, der hedder IFTTT, og oprette et andet bibliotek, der kaldes Business .

Opret et regneark, der kaldes Indkomst og udgifter i undermappen Business. Navngiv den første fane i regnearkets indkomst .

Tilbage i IFTTT, klik på Det . Søg efter ark og klik på Google Ark .

I det næste vindue skal du klikke på Tilføj række til regnearket .

Dette udløser en ny række i dit indkomst-regneark, hver gang en ny e-mail kommer i overensstemmelse med emnelinjefilteret.

Udfyld følgende formular ved hjælp af nedenstående detaljer.

Det vigtige felt her er formateret række. Teksten i dette felt skal være “{{BodyPlain}} ||| ||| ||| {{ReceivedAt}}”

Dette efterlader to felter tomme. Dette giver dig mulighed for at parse kroppen fra e-mailen til afsenderens navn og dollarbeløbet (se Google Script nedenfor).

Klik på Opret handling for at afslutte dette trin.

Tilføj Google Script

Nu er det tid til at tilpasse dit regneark. Åbn Google Sheet, du lige har oprettet.

Når du modtager en e-mail, ser den nye række sådan ud.

Som du kan se, indlæses e-mail-kroppen i A1, to kolonner springes over, og datoen for betalingen går til D1.

Rengør arket ved at skjule kolonne A. Klik på pil ned til højre for kolonne A, og vælg Skjul kolonne .

Derefter skal du skrive en Google Script 4 Google-scripts, der gør Google Sheets meget mere magtfulde 4 Google-scripts, der gør Google Sheets meget mere kraftfulde Google Sheets er fantastisk ud af boksen, men det kan være endnu mere kraftfuldt, hvis du bruger Google Scripts for at forbedre dens evner. Læs mere, der kører hver gang en ny række tilføjes til arket.

Dette script vil indsætte de krævede beregninger for at udfylde B2 og C2 med navn og dollar beløb fra e-mail-kroppen.

Gå ind i scripteditoren ved at klikke på Værktøjer i menuen og klikke på scripteditor .

Indsæt følgende kode i scripteditoren under lukkebeslaget for myFunction ().

 function FindLastRow(){ var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet(); var data = sheet.getDataRange().getValues(); for(var i = data.length-1 ; i >=0 ; i--){ if (data[i][0] != null && data[i][0] != ''){ return i+1 ; } } } 

Denne kode søger gennem arket for den sidste række.

Indsæt nu følgende script i myFunction ().

 function myFunction() { var intLastRow = FindLastRow() SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange('B'+intLastRow).setValue('=left(A'+intLastRow+', find("$", A'+intLastRow+')-11)'); SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange('C'+intLastRow).setValue('=mid(A'+intLastRow+', find("$", A'+intLastRow+')-1, (Find("D", A'+intLastRow+')-Find("$", A'+intLastRow+'))+2)'); 

Dette ser kompliceret ud, men det er det ikke.

Den første “setValue” -kommando udfylder egentlig bare kolonne B med denne funktion:

”= Venstre (A1, finde (’$’, A1) -11)”

Dette griber bare al teksten i kroppen til venstre for dollarsymbolet.

Derefter udfyldes kolonne C med denne funktion:

”= Mid (A1, finde (’$’, A1) -1, (Find (’D’, A1) -Find (’$’, A1)) + 2)”

Dette udtrækker dollarbeløbet mellem “$” og “USD”. Skriptet erstatter bare A1 med det antal, den sidste kolonne var.

Gem dette script ved at klikke på diskikonet i menuen.

Konfigurer derefter scriptet til at køre hver gang arket opdateres ved at klikke på Rediger og Aktuelle projekts triggere .

Klik på linket for at tilføje triggere.

Vælg myFunction, Fra regneark, og vælg derefter Ved ændring fra det sidste dropdown-felt.

Hver gang en indgående betalingsmeddelelse ankommer, tilføjes en ny række til regnearket.

Dit script bliver udløst og udfylder de relevante felter med afsendernavnet og dollarbeløbet.

Spor kilometertal med GPS

Denne næste automatisering er let, da du bruger en app, der kan gøre GPS-sporing for dig — Everlance GPS tracker.

Indkøb i appen er lidt irriterende, men du kan eksportere dine rejselogfiler til e-mail gratis. Logfilerne ankommer som en Excel-vedhæftet fil.

Alt hvad du skal gøre er at konfigurere en IFTTT-automatisering for at fange disse indgående e-mails og gemme filen på din Google Drev-konto.

Triplogfiler fra Everlance kommer med emnelinjen: “Din transaktion eksport er klar”. Dette er hvad du kan bruge til at fange e-mailen.

1. Opret en ny applet i IFTTT.
2. Klik på dette .
3. Søg efter Gmail, og vælg det.
4. Vælg Ny e-mail i indbakke fra søgning .
5. I emnet Søg efter felttype : Din transaktionseksport er klar og klik på Opret trigger .
6. Klik på det .
7. Søg efter Drev og vælg Google Drev .
8. Vælg Upload fil fra URL .
9. Forlad alle felter som standard, men skift mappe til IFTTT / Business / TripLogs .

Sådan ser Upload-filen fra URL- konfiguration ud.

Klik på Opret handling, så er du færdig.

Nu, hver gang du er færdig med en tur, skal du bare eksportere rejsedataene til din e-mail-konto, så logges de automatisk på din Google Drev-konto i din TripLogs-mappe.

Download: Everlance til Android (gratis) | iOS (gratis)

Indstil opgaver til at forny dine forretningsdomæner

En af de store farer ved at eje et websted er at glemme at forny dit domænenavn hvert år eller to.

Mange domæneregistratorer giver dig mulighed for automatisk at registrere domæner, når de udløber, men du ønsker måske ikke at gøre det. Måske er du på udkig efter at sælge domænet eller overføre det til en anden Sådan overføres et domænenavn med nul nedetid Sådan overføres et domænenavn med nul nedetid Hvis du spekulerer på, hvordan du overfører dit domænenavn med nul nedetid, har du brug for at gøre det i en bestemt rækkefølge. Læs mere .

Én ting, du kan gøre, er at konfigurere en automatisering, der automatisk indsætter en ny opgave i din opgave-app på den dato, hvor du får påmindelsen.

Gå tilbage til IFTTT, og konfigurer en automatisering for at fange disse meddelelses-e-mails.

I dette eksempel bruger vi GoDaddy-meddelelser, der følger med emnelinjen: “Din Godaddy-fornyelsesmeddelelse”.

1. Opret en ny applet i IFTTT.
2. Klik på dette .
3. Søg efter Gmail, og vælg det.
4. Vælg Ny e-mail i indbakke fra søgning .
5. I emnet Søg efter felttype : Din meddelelse om fornyelse af Godaddy og klik på Opret trigger .
6. Klik på det .
7. Søg efter din opgave-app, og vælg den (IFTTT understøtter ToDoist, RememberTheMilk og andre)
8. Vælg Opret en ny opgave .
9. Udfyld feltet Opgavenavn med {{Emne}} kl .

De fleste gør-apps er intelligente nok til at inkorporere forfaldsdato, hvis du nævner et tidspunkt og en dato i opgavens navn.

I dette tilfælde skal du klikke på Tilføj ingrediens og vælge Modtaget kl .

Dette sætter din opgave på grund af den dato, hvor du modtog e-mailen.

Næste gang du logger ind på din opgave-app, ser du opgaven enten forfalden eller forfalden, og du kan tildele den til et tidspunkt, hvor det er mest praktisk at håndtere domænet.

Dette er især nyttigt, hvis du har en masse domæner at administrere. Du glemmer aldrig et udløbende domæne igen.

Spar tid med forretningsautomater

Der er mange ting, man skal huske, når man driver en lille virksomhed. Forhåbentlig hjælper automatiseringerne herover med at reducere belastningen lidt.

Og husk, at hvis du er freelancer, er der en masse andre værktøjer derude til at hjælpe dig med at styre din virksomhed. Hvis regnskab ikke er dit stærke punkt, skal du gennemgå vores liste over den bedste regnskabssoftware, der er tilgængelig for freelancere. Den bedste regnskabssoftware, hver freelancer har brug for den bedste regnskabssoftware Hver freelancer, der har brug for regnskab, er et minefelt af kompleksitet. Fejl kan være dyrt og endda en forbrydelse. Hvis du er træt af manuel bogføring, kan du prøve en regnskabssoftware. Læs mere .

Billedkredit: Rawpixel / Depositphotos

Udforsk mere om: Erhvervsteknologi, Freelance, IFTTT, Opgaveautomation, Opgaveliste.